Anualmente, até 90 (noventa) dias após o encerramento do exercício fiscal e social da cooperativa, deve ser realizada a Assembleia Geral Ordinária - AGO para a prestação de contas do exercício anterior. A fim de dar correto e adequado tratamento legal ao ato, cabe aos administradores da cooperativa observar o que segue:

1 - Quem convoca a Assembleia Geral?

Com base no Estatuto Social e na Lei 5.764/71, a assembleia geral será convocada pelo presidente, por qualquer órgão da administração, pelo conselho fiscal e se não atendida por 1/5 dos seus associados. (artigo 38 § 2º lei 5.764/71).

2 - Qual o prazo para a publicidade do Edital?

A Lei 5.764/71 informa que o prazo para publicidade do edital de convocação é de no mínimo 10 (dez) dias antes da data da realização da assembleia geral (artigo 38 § 1º Lei 5.764/71). Para divulgação, deverá ser seguido o seguinte rito:

• Afixar o edital nos locais mais frequentados pelos associados;
• Comunicação individual aos sócios, através de circular e;
• Publicação em jornal de circulação no âmbito da área de ação da cooperativa (artigo 38 § 1º lei 5.764/71).

Obs: A cooperativa pode adotar outros meios de divulgação, porém é imprescindível a divulgação das três formas citadas acima. Orientamos que todos os editais passem pela OCB/MS, antes da sua publicação, para possíveis correções.

3 - Qual o “quorum” para a instalação da Assembleia Geral?

A assembleia será instalada em primeira convocação com 2/3(dois terços) dos associados presentes, metade mais um, em segunda e em terceira e última convocação com a presença de no mínimo 10 (dez) associados. O quorum deve refletir a veracidade das assinaturas que constam da lista ou livro de presença disponibilizada no ato de ingresso dos sócios no recinto onde a assembleia será realizada (artigo 40 lei 5764/71).

4 - Quais assuntos serão tratados na Assembleia Geral Ordinária?

• Prestação de Contas do Exercício pela Administração, compreendendo Relatório de Gestão, Balanço Patrimonial, Demonstrativo de Sobras e Perdas, Destinação das Sobras ou Rateio das Perdas, Destinação dos Fundos Obrigatórios e Relatório com Parecer do Conselho Fiscal.

• Eleição do Conselho Fiscal (obrigatório a renovação anual, exceto cooperativas de crédito) e do Conselho de Administração se for o caso, bem como, a fixação de seus honorários, cédula de presença e gratificações se previstos no Estatuto Social. (artigo 44 lei 5.764/71).

• Quaisquer outros assuntos constantes do Edital e que não sejam objeto de Assembleia Geral Extraordinária (ver artigo 46 da lei 5.764/71).

5 - Como redigir a Ata da Assembleia Geral Ordinária?

A ata da Assembleia Geral Ordinária deverá ser redigida pelo secretário da cooperativa, e é facultada a adoção de livros de folhas soltas ou fichas (parágrafo único do art. 22 da Lei 5.764/71) 

6 - Quais assuntos serão tratados na Assembleia Geral Extraordinária?

Todos aqueles constantes do artigo 46 da lei 5.764/71, quais sejam: reforma do estatuto, fusão, incorporação ou desmembramento da cooperativa; mudança do objeto da sociedade, dissolução voluntária da sociedade, nomeação de liquidantes e deliberação sobre as contas do liquidante, dentre outros, exceto os específicos de Assembleia Geral Ordinária. 

7 - E possível realizar AGO/AGE conjunta?

Sim, desde que os assuntos estejam separados no edital e as deliberações de acordo com a lei, o estatuto e na ordem sequencial, observado o “quorum” de deliberação para cada uma. Quando a Assembleia Geral Ordinária for realizada depois de 31 de março, passará a ser Extraordinária/Ordinária, por ser convocada fora do prazo, exceto para as cooperativas de crédito, cujo prazo para realização da AGO vai até o final de abril.

8 - A Cooperativa pode realizar a Assembleia Geral fora de sua Sede?

Sim, desde que justificado o motivo e mencionado no edital o endereço do local onde será realizada a assembleia geral. Esta justificativa também deverá constar em ata.

9 - Qual o “quorum” para as deliberações?

Para as deliberações de Assembleia Geral Ordinária são necessários os votos da maioria dos associados presentes com direito a voto.

Para a Assembleia Geral Extraordinária os assuntos constantes do artigo 46 da lei 5.764/71, são necessários os votos de 2/3 (dois terços) dos associados presentes para tornarem válidas àquelas decisões.

Para ambos os casos, consultar o Estatuto Social da cooperativa, pois, em alguns casos, está previsto “quorum” maior.

10 - É obrigatório o arquivamento das atas?

Sim. Toda ata de assembleia deverá ser arquivada na Junta Comercial do Estado de Mato Grosso do Sul - JUCEMS.

11 - É necessário o envio de documentos à OCB-MS?

Sim. Todo ano, após a realização das assembleias e arquivamento da ata na JUCEMS, é necessário o envio dos seguintes documentos à OCB-MS: cópia da ata da assembleia, balanço patrimonial, compreendendo ativo, passivo e as demonstrações de resultado, assinados pelo presidente e contador, e o parecer do conselho fiscal assinado pelos conselheiros fiscais efetivos.

Frisamos que, só poderão ser deliberados pela assembleia geral os assuntos constantes da ordem do dia e publicados no edital de convocação. Outros assuntos só poderão ser deliberados em nova assembleia. 

No caso de eleição para o Conselho de Administração, Fiscal e outros, deverá ser anexado ou inserido na ata o Termo ou Declaração de Desimpedimento com o teor do disposto no artigo 1.011 § 1º da Lei 10.406/02- Código Civil.

Para outras dúvidas, leia o Manual de Condução de Assembleias Gerais em Cooperativas ou consulte a OCB/MS.