1. CONVOCAÇÃO

A convocação obedecerá ao estabelecido em estatuto da cooperativa, e será feita normalmente pelo Presidente da Cooperativa ou por qualquer dos órgãos de administração, pelo Conselho Fiscal, se ocorrerem motivos graves ou urgentes, ou após solicitação não atendida, por 1/5 (um quinto) dos associados em pleno gozo dos seus direitos.

1.1. Deliberação quanto à realização da Assembleia

Esta fase, apesar de normalmente ocorrer em reunião do órgão de Administração, pode ser decidida em reunião do Conselho Fiscal ou através de um abaixo-assinado de 20% dos associados.

A Assembleia poderá ser Ordinária ou Extraordinária, ou as duas, respectivamente, dependendo do assunto a tratar.

1.1.1 Assembleia Geral Ordinária

A Assembleia Geral é o órgão soberano da sociedade, dentro dos limites legais e estatutários, tendo poderes para decidir os negócios relativos ao objeto da sociedade e tomar as resoluções convenientes ao desenvolvimento e defesa desta. Suas deliberações vinculam todos os cooperados, ainda que ausentes ou discordantes. A Assembleia Geral Ordinária, será realizada, anualmente, nos 3 (três) primeiros meses após o término do exercício social, exceto cooperativas de crédito (consulte a OCB/MS). CONSULTE MODELO EDITAL AGO AQUI

1.1.2 Assembleia Geral Extraordinária

A Assembleia Geral Extraordinária realizar-se-á sempre que necessário e poderá deliberar sobre qualquer assunto de interesse da sociedade, desde que mencionado no edital de convocação.

É da competência exclusiva da Assembleia Geral Extraordinária deliberar sobre os seguintes assuntos, para os quais são necessários os votos de 2/3 (dois terços) dos associados presentes.

        I - reforma do estatuto;

        II - fusão, incorporação ou desmembramento;

        III - mudança do objeto da sociedade;

        IV - dissolução voluntária da sociedade e nomeação de liquidantes;

        V - contas do liquidante.

1.1.3 Assembleia Geral Extraordinária/Ordinária

A legislação permite que seja realizada Assembleia Geral Extraordinária e Ordinária na mesma data. Neste caso será publicado um único edital e será elaborada uma única ata. CONSULTE MODELO EDITAL AGE/AGO AQUI

1.2. Elaboração do Edital de Convocação

A elaboração do edital deverá obedecer os prazos legais e Estatutários, bem como os assuntos de pautas, definidos no Estatuto Social.

1.2.1 Prazo

As Assembleias Gerais serão convocadas com antecedência mínima de 10 (dez) dias, em primeira convocação. Não havendo, no horário estabelecido, "quorum" de instalação, as assembleias poderão ser realizadas em segunda ou terceira convocações, desde que assim permitam os estatutos e conste do respectivo edital, quando então será observado o intervalo mínimo de 1 (uma) hora entre as convocações.

1.2.2 Conteúdo

Dos Editais de Convocação das Assembleias Gerais devem constar:

a)       A denominação da Cooperativa, número do CNPJ, seguida da expressão: "Convocação de Assembleia Geral", Ordinária ou Extraordinária, conforme o caso;

b)       O dia da Assembleia e a hora de cada convocação, assim como o endereço do local de sua realização, que salvo motivo justificado, será sempre o da sede social da Cooperativa;

c)       A Ordem do Dia dos trabalhos, com as devidas especificações. Exceto quando for AGE/AGO em que determinados assuntos devem ser votados antes, pois interferem em outras decisões (Exemplo: se Cooperativa pretende alterar o período de mandato do Conselho de Administração. Neste caso a alteração estatutária deve acontecer antes da eleição dos novos conselheiros, que é pauta da AGO);

d)      O número de associados existentes na data de sua expedição, para efeito de cálculo do quórum de instalação;

e)       Outros assuntos;

f)        Nome por extenso e a respectiva assinatura do responsável pela convocação, número de CPF e número de matrícula na cooperativa.

1.2.3 Divulgação do Edital de Convocação

O Edital deve ser afixado em locais apropriados das dependências comumente mais frequentadas pelos associados, publicado uma única vez em jornal de circulação levando em consideração a área de ação da cooperativa, comunicados aos associados por intermédio de circulares e outros meios de divulgação.

A cooperativa deverá adquirir exemplares do(s) jornal(is) onde foi publicado o Edital a fim de comprovar a sua divulgação. Deve também arquivar cópia da circular encaminhada aos associados.

1.2.4 Convite às Autoridades

A Cooperativa poderá convidar autoridades locais, regionais e a OCB/MS para participarem do evento, sempre na qualidade de ouvintes e sem direito a voto.

2. PREPARO e ROTEIRO DA ASSEMBLEIA GERAL

2.1. Local

Deve ser observado o que segue:

• Disponibilidade de cadeiras a todos participantes, água, café, banheiro;
• Material de apoio (quadro negro, projetor multimídia, sistema de som...) para apresentação dos assuntos;
• Colocação de mesas para coleta de assinatura dos associados no livro ou lista de presença;
• Preparação de urna para as Assembleias em que houver votação; preparo de cédulas para votação, caso haja necessidade.
• Demais documentos que a cooperativa irá disponibilizar ao cooperado.

2.2. Equipe de Trabalho

O pessoal deve estar presente uma hora antes do início da Assembleia Geral a fim de Testar equipamentos, instalar computadores, projetor multimídia, sistema de som, quando necessários, preparar a mesa para diretoria.

2.3. Condução dos trabalhos da Assembleia propriamente dita

• O Presidente toma assento à mesa, convida os demais membros do Conselho de Administração/Diretoria e o representante do Conselho Fiscal para tomar assento à mesa e pede ao secretário que confirme o quórum de instalação da Assembleia e faça a leitura do Edital de Convocação. Em seguida o Presidente retoma a palavra e dá inicio às pautas da ordem do dia.
• Solicita à Assembleia Geral a indicação de um cooperado para assumir a função de presidente "ad hoc" para conduzir a discussão e votação do item relativo à prestação de contas da diretoria, honorários e ou cédulas de presença, bem como demais assuntos de interesse da diretoria e coloca o(s) nome(s) sugerido(s) à apreciação e votação da Assembleia Geral;
• O Presidente "ad hoc" assume a presidência, convida uma pessoa para secretariar os trabalhos (secretário "ad hoc”), esclarece que a diretoria não pode votar a matéria, mas participa dos debates, quando os esclarecimentos se fizerem necessários.
• O Presidente "ad hoc" coloca em discussão (a matéria) a prestação de contas da diretoria solicitando que as perguntas sejam objetivas e de interesse dos associados presentes e após os debates, coloca a matéria em votação. Concluída a votação da pauta, agradece à plenária pela participação e devolve a direção dos trabalhos ao Presidente da Cooperativa que dá sequência a ordem do dia.

Observações:

1) A apresentação do Balanço Patrimonial, Demonstração das Sobras ou Perdas e Demonstração das Mutações Patrimoniais, poderá ser feita pelo Contador, membro do Conselho de Administração/Diretoria ou ainda, pelo auditor independente, se houver.

2) No caso de haver sobras, as mesmas podem ser devolvidas aos associados, capitalizados ou sofrer um procedimento misto (devolução e capitalização) em percentuais a serem definidos pela Assembleia Geral ou ainda, incorporados ao Fundo de Reserva ou Fates.

3) No caso de haver perdas, as mesmas poderão ser cobertas pelo Fundo de Reservas. Se este Fundo for insuficiente, deverá o saldo ser rateado entre os associados, de acordo com o seu movimento junto à cooperativa. Podem também, em certos casos, ser definidos outros procedimentos como a de ratear parte das perdas entre todos os associados (custos fixos) e no restante observar a proporcionalidade do movimento do cooperado.

4) Outra decisão possível de ser adotada é a venda de parte do patrimônio, exigindo com isto, que seja feita uma Assembleia Extraordinária para este fim e dentro de um prazo exíguo, para não afetar a estabilidade da cooperativa.

5) O item que trata da fixação dos valores do pró-labore e cédula de presença dos membros do Conselho de Administração/Diretoria e do Conselho Fiscal, deverá ser conduzido pelo  Presidente "ad hoc", sendo que este item não pode ser votado pelos membros do Conselho de Administração/Diretoria e Fiscal, por serem parte interessada.

6) Na pauta “Assuntos Gerais” não pode haver deliberação, somente discussão. O que tiver que ser deliberado será tema de pauta da próxima Assembleia.

7) Quando da prestação de contas de mais de um exercício, a convocação deverá ser de uma AGE/AGO. 

8) O roteiro da AGE é semelhante ao da AGO, diferenciando-se nos assuntos específicos da Ordem do Dia de cada uma delas e quórum de votação, de acordo com a Lei 5.764 e Estatuto Social da Cooperativa.

9) No livro ou lista de presença, deve ser colocado cabeçalho identificando o tipo de Assembleia Geral, a cooperativa, a data, o local de realização e a ordem de convocação.

10) Quando da citação do nome de qualquer associado na ata, o mesmo deve ser seguido do seu respectivo número de matrícula.

3. PROVIDÊNCIAS A SEREM TOMADAS APÓS A REALIZAÇÃO DE UMA ASSEMBLEIA

Logo após a realização da Assembleia, além das atividades normais de finalização, é importante:

a) Fazer a avaliação

Observar o percentual de associados que compareceram, sua participação ativa, a data, local e tempo de duração do evento, condução dos trabalhos, atuação da equipe de apoio, etc. Esta avaliação deverá ser feita pelo Conselho de Administração e Fiscal.

b) Analisar as conclusões:

Tomar as providências necessárias e encaminhá-las a quem de direito.

c) Observar as exigências da OCB/MS

Com relação ao envio de documentação originada em Assembleias. No caso do Estado do Mato Grosso do Sul a Cooperativa deve enviar à OCB/MS a cópia dos seguintes documentos:

- Demonstrações Contábeis;

- Relatório da Diretoria e Relatório do Conselho Fiscal;

- Demonstrativo do Movimento de Associados;

- Relatório e Parecer da Auditoria, quando houver;

- Ata da Assembleia Geral Ordinária. CONSULTE MODELO ATA AGO AQUI

Também devem remeter à OCB/MS cópia das atas de Assembleia Geral Extraordinária  CONSULTE MODELO ATA AGE/AGO AQUI, dos Estatutos reformados.

d) Observar as exigências das Juntas Comerciais

Procurar informações referentes ao arquivamento de documentos. É obrigatório o arquivamento na Junta Comercial de atos constitutivos, alterações de estatuto, eleição ou alteração do conselho de administração/diretoria e dissolução de cooperativas

ABAIXO MODELOS NO WORD E PDF