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A área de monitoramento é ligada a Gerência de desenvolvimento do Sistema OCB/MS.

O Monitoramento tem objetivo principal de apoiar o desenvolvimento da cooperativa, por meio de um acompanhamento bem próximo de suas atividades.

A área congrega um conjunto de atividades integradas de diagnóstico e acompanhamento referentes à identidade, a governança, a gestão e o desempenho das cooperativas, para assim subsidiar o planejamento de ações que visem o desenvolvimento sustentável das mesmas.
O diagnóstico gera informações e conhecimento sobre o ambiente interno das cooperativas. Esse conhecimento, aliado à análise de condições do ambiente externo, é fundamental para a aplicação de soluções para promover o desenvolvimento humano, levando ao posterior desenvolvimento organizacional das cooperativas.
O diagnóstico do ambiente interno
das cooperativas baseia-se em
quatro eixos de atuação
O diagnóstico do ambiente interno
das cooperativas baseia-se em
quatro eixos de atuação
A Identidade Cooperativista visa a assegurar o respeito aos princípios e à legalidade cooperativista e contribuir para a prática da
autogestão.
Nesse contexto são avaliados os seguintes critérios:
  • Conformidade do estatuto social.
  • Conformidade do registro de matrícula.
  • Conformidade do livro de atas da assembleia geral.
  • Conformidade do livro de atas dos órgãos de administração e do Conselho Fiscal.
  • Conformidade dos fundos obrigatórios e estatutários.
  • Conformidade da Contabilidade, nos aspectos particulares das sociedades cooperativas.

A Governança cooperativa visa acompanhar a direção estratégica, observando os fundamentos nos valores e princípios
cooperativistas, que estabelece práticas éticas a fim de garantir a consecução dos objetivos sociais e assegurar a gestão da
cooperativa de modo sustentável, em consonância com os interesses dos cooperados.
Esse eixo está baseado nas Boas Práticas de Governança Cooperativa e aborda os processos e resultados da cooperativa
relativos aos seguintes agentes da governança:
  • Cooperados.
  • Assembleia Geral.
  • Conselho de Administração.
  • Conselho Fiscal.
  • Gestão executiva.
  • Comitês e auditorias.
A Gestão observa o modo de como a cooperativa busca atingir os objetivos
aos quais se propõe. A gestão é materializada nas organizações por meio de um conjunto de processos de natureza gerencial que transformam informações em decisões, ações e resultados.
O modelo de referência utiliza como base as melhores práticas de mercado e considera que os processos devem ser planejados, executados a partir do planejamento feito, verificados quanto ao cumprimento do planejado e melhorados individualmente ou coletivamente, levando à melhoria contínua da organização. Ele aborda os processos e resultados da cooperativa relativos aos seguintes temas:
  • Liderança.
  • Estratégias e planos.
  • Clientes.
  • Sociedade.
  • Informações e conhecimento.
  • Pessoas.
  • Processos.
O desempenho  acompanha como é realizado o controle e a 
utilização dos recursos da cooperativa, o alcance de diretrizes estabelecidas, impulsionando a performance e apoio ao processo de tomada de decisão. Ele também permite que apresentem seus resultados de forma transparente e confiável para as partes interessadas.
A análise de indicadores apenas financeiros pode resultar em uma avaliação limitada da competitividade de uma organização, assim consideramos diferentes condições setoriais e macroeconômicas a que estão sujeitas as cooperativas, de acordo com seus segmentos de atuação, por meio da definição e utilização de indicadores adequados às especificidades de cada atividade, de modo a respeitar, sempre que pertinente, a natureza do negócio.

A proposta de realizar um monitoramento completo da cooperativa, passando por esses quatro eixos visa criar um ciclo virtuoso de melhoria a partir da aplicação dos diagnósticos, cujos resultados, além de trazerem benefícios individuais para a cooperativa, também são fundamentais para a atuação mais efetiva do Sescoop no sentido de apoiar seu desenvolvimento.

Outra atividade desenvolvida é Assessoria a Assembleia Geral, onde a equipe de monitoramento acompanha esse processo no antes, durante e depois da realização da assembleia.
Antes, é auxiliando a cooperativa a preparar a realização da assembleia geral com atividades como:
  • Correção/Elaboração de Edital de Convocação;
  • Formulação de relatório de gestão;
  • Elaboração de apresentação.
Durante, é estar presente durante a realização da assembleia, ficando de prontidão para sanar eventuais dúvidas além de prestigiar o momento mais importante em uma cooperativa.
Depois, é auxiliando na elaboração e/ou correção da ata antes do envio para arquivamento na Junta Comercial de Mato Grosso do Sul – JUCEMS.

Mesmo após o arquivamento na JUCEMS, os analistas de monitoramento revisam os atos registrados pela cooperativa (ata, estatuto social) e realizar um parecer técnico, que é encaminhado para cooperativa caso seja encontrado algo que possa ter passado despercebido no processo de registro e que a cooperativa possa melhorar ou se atentar em próximo momento.
Toda essa proximidade com a cooperativa não se restringe apenas a participação na
assembleia. As visitas às cooperativas são constantes, para o levantamento de demandas, participações em reuniões com dirigentes, entre outras ações diversas promovidas pela cooperativa, assim prestigiando seu desenvolvimento no dia a dia.

O acompanhamento das atividades das cooperativas possibilita o levantamento de dados que são transformados posteriormente no Panorama do Cooperativismo Sul-mato-grossense.

Nesse processo são levantados dados sociais (número de associados e número de empregados) e econômicos financeiros (Ativo total, Ativo imobilizado, Patrimônio líquido, Capital social, Sobras ou perda do exercício, Ingressos e receitas brutas, Tributos sobre vendas e serviços, Total de despesas com pessoal).

Os dados são tabulados e tratados pela equipe e posteriormente dando origem a publicação do Panorama do Cooperativismo Sul-mato-grossense.

Visando sempre estar atento as mudanças do mercado, a equipe de Monitoramento participa de comitês, comissões, fóruns e câmaras que atendam aos interesses de nossas cooperativas, defendendo seus interesses e repassando as informações em menor tempo possível.
Nosso cuidado com as cooperativas não se restringem apenas as cooperativas já registradas no Sistema OCB/MS.
Atuamos também com orientação para grupos interessado em constituir uma cooperativa, oferendo todo o suporte para sanar dúvidas, oferecendo modelos necessários para a organização da cooperativa além de palestras e cursos que vão possibilitar ao grupo um vivencia e um maior conhecimento do tema.
A Palestra de Orientação técnica tem uma duração de aproximadamente 01 hora, e serve
para orientar o grupo para a tomada da decisão sobre o modelo mais adequado para o empreendimento: associação, cooperativa, empresa mercantil, sindicato e outras.
O Curso Básico de Cooperativismo tem duração de até 08 horas e é destinado aos sócios fundadores da cooperativa e trabalha os seguintes temas:
  • Aspectos gerais do Cooperativismo (Histórico, doutrina, princípios e estrutura de representação).
  • Paralelo entre as associações, cooperativas, empresas mercantis, sindicatos e outras.
  • Legislação Cooperativista e Autogestão.
  • Estrutura organizacional (assembleia geral, conselho de administração, conselho fiscal, diretoria e comitê).
  • Tributação de cooperativas, associações, empresas mercantis e outras.
  • Atos constitutivos (procedimentos).
Para aquelas cooperativas formalmente constituídas e devidamente registradas na JUCEMS e que ainda não realizaram o registro no Sistema OCB/MS, realizamos visitas in loco, para nos aproximarmos e apresentar tudo o suporte para o seu funcionamento que o sistema pode oferecer.

Essa aproximação visa certificar se a cooperativa que está registrada na JUCEMS está em correto funcionamento e assim garantir um cooperativismo mais consolidado em Mato Grosso do Sul.
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